Prévenir plutôt que guérir grâce à la santé mentale.
La gestion des Ressources Humaines en entreprise ne s’improvise pas : planifier les grands moments de l’année au sein d’un calendrier structuré est essentiel pour anticiper les obligations légales, organiser les campagnes internes, ainsi que les temps forts sociaux pour la qualité et les conditions de travail, la santé mentale au travail, etc.
Voici nos conseils pratiques pour un calendrier RH complet, qui vous permettra de rien oublier, avec une intégration fluide et engageante de toutes vos actions.
Si certaines décisions et mesures RH doivent être prises rapidement, d’autres peuvent, et doivent, être intégrées dans une vision à plus long terme. Cela procure de nombreux bénéfices aux collaborateurs du service Ressources Humaines, comme à l’ensemble de l’organisation :
La première étape de la constitution de votre calendrier, c’est de lister toutes les échéances réglementaires, pour être certain d’être en règle avec l’administration. Il s’agit ici d’avoir une vue d’ensemble de toutes les tâches que vous devrez réaliser au cours de l’année, que ce soit ponctuellement ou régulièrement.
Parmi ces missions qui incombent au service RH, on compte :
Pour vous accompagner dans la mise en œuvre de votre calendrier RH, nous avons répertorié les thématiques majeures à intégrer de manière chronologique. Il s’agit d’un guide et non d’un modèle type : à vous d’adapter les mesures et les échéances en fonction des spécificités de votre entreprise et de votre stratégie.
En début d’année, il est primordial de se concentrer sur toutes les tâches qui incombent légalement à la fonction RH. Il s’agit de répondre à toutes les obligations fiscales et sociales durant le 1er trimestre, et à déterminer précisément les échéances pour les obligations trimestrielles et mensuelles à venir.
Cela doit inclure, de manière non exhaustive : les déclarations à l’URSSAF, les entretiens professionnels, les plans de formation, la renégociation du contrat de mutuelle d’entreprise, la déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés ou « DOETH » (à intégrer à la DSN du mois d’avril), les déclarations et suivis des visites médicales obligatoires ou encore les contributions fiscales liées aux salaires.
Une fois que les principales obligations sociales et fiscales ont été remplies, il est temps de se concentrer sur le rôle plus stratégique des ressources humaines : attirer les candidats à l’embauche, s’assurer de la rétention des talents, assurer l’évolution de carrière et la montée en compétences, et favoriser une culture d’entreprise qui permet un bon équilibre entre performance et bonheur au travail.
Pour ce faire, organisez vos propres événements et participez à des initiatives nationales : semaine de la QVT, semaine de la santé mentale, plan pour l’égalité professionnelle, journées thématiques sur la sécurité au travail, la prévention des addictions, etc.
Cette période est aussi l’occasion de faire des bilans sur la situation RH dans l’entreprise et sur les résultats des mesures qui ont été engagées au cours des mois et années passés. Si votre entreprise compte plus de 300 salariés, vous êtes même dans l’obligation de fournir un bilan social, qui rassemble et structure de nombreuses informations sur les effectifs, les rémunérations, les conditions de santé et de sécurité, les relations professionnelles, etc.
La période estivale marque une coupure dans beaucoup d’entreprise et scinde l’année civile en deux. C’est le moment parfait pour faire le point sur le premier semestre, et au besoin, revoir les process, adapter les objectifs annuels, déterminer de nouveaux objectifs pour la rentrée, etc.
Vous pouvez également faire votre analyse annuelle du climat social dans l’entreprise (en veillant à ce que les observations sur le terrain et l’envoi des questionnaires aux salariés se fassent avant qu’une majorité d’entre eux ne soit en congés estivaux).
Enfin, si vous vous trouvez dans une année de NAO (Négociation Annuelle Obligatoire, qui doit avoir lieu au moins tous les 4 ans), n’oubliez pas de préparer cette négociation entre employeur et représentants des salariés.
La fin d’année est symboliquement le moment de faire des bilans et des projections. C’est généralement entre octobre et décembre qu’ont lieu les entretiens annuels d’évaluation, que l’on révise les accords, que l’on prévoit le budget pour l’année suivante, etc.
Mais cela ne signifie pas pour autant qu’il faille laisser de côté les initiatives santé et sécurité. Ce peut notamment être le bon moment pour la prévention des RPS : évaluation et minimisation des risques, planification des actions de prévention, définition des indicateurs de suivi, etc., et mise à jour du DUERP.
Le calendrier RH doit aussi intégrer les temps d’équipe, qui sont le socle du lien social, de l’engagement, du sentiment d’appartenance et d’un climat de confiance. On pense notamment aux anniversaires d’entreprises, à l’onboarding des nouveaux arrivants, aux séminaires, aux ateliers collectifs, etc.
Planifier ces temps humains dans le calendrier permet de leur donner une place réelle et non accessoire, de s’assurer qu’ils ne soient pas négligés, et de montrer que l’entreprise valorise ses collaborateurs. C’est également un moyen de rythmer l’année par des étapes positives qui favorisent la motivation et la cohésion des équipes.
Pour vous aider à concevoir votre calendrier QVT, vous pouvez vous appuyer sur les différents moments clés liés à la santé mentale, à la qualité de vie au travail, à l’inclusion et à la diversité.
Toute l’année, des initiatives nationales en faveur de la QVT sont organisées et servent pour la mise en place de votre propre agenda. À vous de choisir les événements les plus pertinents pour votre organisation et ceux qui s’incluront au mieux dans votre calendrier :
Les marronniers QVT sont une bonne occasion de mettre en œuvre des actions concrètes, en profitant d’une dynamique nationale autour d’un sujet défini.
Les manières d’agir sont très diverses, allant des ateliers collaboratifs (ex. : réflexion collective autour de l’ergonomie du poste de travail) aux conférences (ex. : débat-conférence avec psychologue du travail pour parler de la santé mentale), en passant par les challenges internes (ex. : défi collectif de nombre de pas cumulés sur la journée) ou les campagnes de sensibilisation (ex. : affiches, fiches pratiques et vidéos de témoignages sur le thème « Briser les tabous »).
Chaque entreprise doit construire un calendrier RH qui lui est propre, afin de s’adapter à la taille de l’organisation, au secteur d’activité et à la maturité RH de l’entreprise. Divers outils sont là pour vous aider dans la réalisation d’un agenda personnalisé.
Les solutions digitales collaboratives sont très utiles pour mettre en œuvre votre calendrier. Elles permettent de centraliser les dates-clés, tout en les partageant aux collaborateurs concernés (service Ressources Humaines uniquement, délégués du personnel, managers, ensemble des équipes, etc.) pour une communication claire et anticipée.
Ces outils permettent aussi de mieux répartir les responsabilités de chacun : tout le monde sait quels sont son rôle, ses missions précises et ses deadlines, et peut mettre à jour ses avancées.
Pour compléter votre calendrier RH sur les questions de santé mentale, la solution de bien-être au travail teale est un autre outil pertinent.
Les dispositifs de teale, comme les webinars, les contenus personnalisés et les ateliers, peuvent facilement s’intégrer dans votre agenda RH. S’adressant à de nombreuses thématiques du bien-être (gestion du stress et autres risques psychosociaux, lien social, inclusion et diversité, leadership bienveillant, équilibre vie privée et vie professionnelle, etc.), déclinées en plusieurs formats, ces solutions permettent d’apporter une nouvelle dynamique à votre stratégie pro santé mentale.
L’intégration d’un dashboard RH complète ce service d’accompagnement : il collecte et analyse des données utiles pour prioriser les actions à mettre en place.
Au-delà de la planification purement pratique et opérationnelle, le calendrier RH est l’opportunité de s’inscrire dans une démarche plus humaine, fluide et stratégique.
Il constitue un repère clair pour les managers comme pour les collaborateurs, facilite la communication et instaure une régularité dans les actions. En valorisant les temps forts sociaux, il renforce l’engagement collectif, soutient la prévention des risques et favorise la performance sociale tout en donnant du sens et de la visibilité à la gestion des ressources humaines.
Pour concevoir un calendrier RH performant, misez sur des outils collaboratifs qui centralisent les informations et facilitent la coordination entre services. Les solutions comme Google Calendar ou Outlook sont utiles pour partager les dates clés avec tous les collaborateurs. Pour aller plus loin, des plateformes RH dédiées (ex. : SIRH, Trello, Notion, Asana) permettent de planifier les obligations légales, les campagnes internes et les temps forts QVT, tout en attribuant des responsabilités claires et des échéances précises à chaque acteur.
Le calendrier légal regroupe toutes les obligations réglementaires que l’entreprise doit respecter au cours de l’année : déclarations sociales, entretiens obligatoires, bilans sociaux, campagnes fiscales, etc. Le calendrier QVT (Qualité de Vie au Travail) se concentre sur les initiatives humaines et sociales : événements internes, actions de prévention santé, campagnes bien-être, semaines thématiques nationales (QVT, santé mentale, inclusion…), etc. Les deux sont complémentaires : le premier garantit la conformité juridique, le second soutient la culture d’entreprise et l’engagement des équipes.
Le calendrier RH est un excellent levier pour ancrer la RSE dans le quotidien de l’entreprise. Il permet de planifier des actions en lien avec la diversité, l’inclusion, la santé mentale ou encore l’égalité professionnelle. En intégrant les temps forts QVT, les engagements sociaux et les événements responsables, vous renforcez la cohérence entre politique RH et objectifs RSE. Cela favorise aussi une meilleure communication interne et une mobilisation collective autour des enjeux sociaux et environnementaux.
La direction RH pilote généralement le calendrier et veille à la bonne exécution des obligations légales et des initiatives sociales. Toutefois, son suivi doit être partagé entre plusieurs acteurs : les managers pour relayer et appliquer les actions dans leurs équipes, les représentants du personnel pour garantir la concertation, et parfois la direction RSE pour assurer la cohérence globale. L’utilisation d’un outil collaboratif facilite la répartition des rôles et le suivi en temps réel.
