Coût de l’absentéisme en entreprise : comprendre les types de coûts et les calculer

En France, l’absentéisme croissant est un réel problème : il est non seulement le signe d’un mal-être des salariés, mais il est en plus très coûteux pour les employeurs. Il induit en effet des dépenses directes, mais impacte aussi la productivité, le moral des salariés, la cohésion d’équipe, l’image de l’entreprise, etc. Alors, in fine, combien cela coûte-t-il à l’organisation ? Et est-il seulement possible de réaliser un calcul précis ? Voyons quels sont les coûts directs et indirects de l’absentéisme, pour pouvoir vous rapprocher au plus possible d’un calcul fiable, et surtout pour comprendre l’intérêt de lutter contre l’absentéisme au sein de votre organisation.

Absentéisme : bref rappel de définition

L'absentéisme au travail désigne la tendance des employés à être absents de leur lieu de travail de manière involontaire ou non planifiée. Cela peut inclure les congés maladie, les congés pour raisons familiales, les absences non justifiées, les retards fréquents et les départs anticipés. Il est souvent mesuré en terme de taux d'absentéisme, qui représente le pourcentage moyen de temps de travail perdu en raison de l'absence des salariés par rapport au temps de travail total disponible.

À savoir  : on ne parle pas d’absentéisme lorsque les absences sont des congés payés qui ont été validés par le supérieur, des congés de formation, des congés pour événements familiaux prévus dans la convention collective, etc.

Combien coûte l’absentéisme aux entreprises ?

Plusieurs organismes ont mené des études pour estimer le coût de l’absentéisme en entreprise, et les résultats sont plutôt édifiants. Une étude publiée pour l’année 2014 par le cabinet Alma Consulting estime que le total des coûts imputables à l’absentéisme en France était alors de 60 milliards d’euros. Une autre étude, menée pour l’année 2018 par l’Institut Sapiens, fait quant à elle état d’un coût de plus de 107 milliards d’euros. Si ces chiffres sont très élevés, peut-être ne sont-ils pas suffisamment parlants pour vous. Retenez alors qu’on estime que l’absentéisme coûte en moyenne entre 3500 et 4500 euros par salarié !

Mais de quelle manière l’absentéisme peut-il coûter si cher aux entreprises ? Derrière une « simple absence », se cache en réalité une multitude de coûts, parfois insidieux, mais pourtant bien réels.

Quels sont les différents types de coûts de l’absentéisme au travail ?

Lorsqu’un salarié est absent pour arrêt maladie, pour maladie professionnelle ou encore pour une raison injustifiée, cela impacte directement les finances de l’entreprise, et ce, dès le premier jour d’absence. Voyons plus en détail les coûts directs et indirects de cet absentéisme.

Les coûts directs de ressources humaines

Les coûts des ressources humaines directs de l'absentéisme comprennent principalement les dépenses pour le collaborateur absent et les dépenses liées à la gestion des absences des employés :

• financement des indemnités lors de la durée du délai de carence, lorsque la convention collective ou l’accord d’entreprise le prévoit ;

• maintien total ou partiel du salaire ;

• salaire payé au remplaçant, car lorsqu’un employé est absent, il est parfois nécessaire d’embaucher de façon temporaire un nouveau collaborateur ;

• paiement d’heures supplémentaires : si aucun remplaçant n’est trouvé, ou s’il n’est pas en capacité d’assumer tout le travail qui lui est attribué, ce sont alors les collaborateurs restants qui devront travailler plus, et qui bénéficieront alors d’heures complémentaires ou d’heures supplémentaires ;

• coûts de recrutement lors d’une embauche temporaire pour remplacer un salarié absent (publication de l’offre d’emploi, organisation des entretiens d’embauche, éventuels coûts de formation, etc.) ;  

• dépenses administratives liées à la gestion des absences, telles que le suivi des jours d’absence, la communication avec les employés concernés, la gestion des demandes de congés, etc. ;

• coûts pour les programmes de retour au travail : lorsqu'un employé revient au travail après une période d'absence prolongée, il peut être nécessaire de mettre en place des programmes de retour au travail pour faciliter sa réintégration. Ces programmes peuvent inclure des aménagements spéciaux ou une réadaptation professionnelle, entraînant des coûts supplémentaires pour l'entreprise.

Les coûts liés à la baisse de productivité et de production

De manière un peu plus indirecte, d’autres coûts viennent s’ajouter lorsqu’un salarié est en arrêt maladie ou absent pour d’autres raisons. En effet, l’absence d’un collaborateur va indéniablement entraîner une baisse de la productivité, une augmentation des délais et une diminution de la production, au moins pendant quelques jours, quelques semaines, voire quelques mois. Cela s’explique très simplement si le collaborateur n’est pas remplacé durant sa période d’absence : le travail qu’il effectuait devra être réparti entre les salariés présents, ce qui implique in fine que la même quantité de travail doit être réalisée par moins de monde.  Dans le cas où le collaborateur absent est remplacé, la productivité sera également affectée. Plusieurs raisons peuvent l’expliquer :  

• un collaborateur bien installé dans l’entreprise connaît forcément mieux les process et son travail qu’un nouveau venu, qui mettra du temps à rattraper le niveau de productivité de celui qu’il remplace ;

• lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, ce dernier doit souvent suivre une formation ; pendant une durée déterminée et il ne produit alors pas directement de valeur ajoutée pour l’entreprise ;

• afin de faciliter l’intégration d’un nouvel arrivant, le reste de l’équipe doit être mis à contribution pour répondre à ses questions, le guider dans son travail, etc., et les collaborateurs présents ont donc moins de temps à consacrer à leur cœur de métier.

À noter : ces explications sont similaires à celles que l’on retrouve en cas de fort turnover, qui implique inévitablement un remplacement des collaborateurs qui partent.

L’impact sur le climat social et la santé mentale des collaborateurs

Le dernier point important concerne le bien-être au travail des salariés qui restent présents dans l’entreprise. L’absentéisme peut en effet dégrader le climat social et affecter la santé mentale au travail :

• Lorsque des employés sont fréquemment absents, cela peut créer un sentiment de frustration et de démotivation parmi les collègues qui doivent compenser le travail supplémentaire. Cela peut entraîner une détérioration du moral général au sein de l'équipe et une diminution de l'engagement des employés envers leur travail.

• L'absentéisme peut entraîner une augmentation du stress et de la pression sur le personnel restant, qui doit faire face à une charge de travail plus lourde pour compenser les absences. Cela peut également créer un sentiment d'insécurité quant à la capacité de l'équipe à atteindre ses objectifs et à répondre aux attentes de l'entreprise.

• L'absentéisme répété peut également entraîner des tensions interpersonnelles au sein de l'équipe. Les employés peuvent se sentir agacés ou agacés par les absences fréquentes de leurs collègues, ce qui peut affecter les relations de travail et la cohésion de l'équipe.

• Si l'absentéisme devient un problème chronique au sein d'une organisation, cela peut entraîner une perte de confiance de la part du personnel envers la direction et la gestion des ressources humaines. Ils peuvent remettre en question l'efficacité de l'entreprise à gérer les problèmes de présence au travail et craindre pour la stabilité et la réussite de l'organisation, et par conséquent pour la sécurité de leur emploi.

Or, tous ces problèmes d’insatisfaction, de perte de motivation et de stress peuvent impacter négativement la productivité et la qualité de travail, et même encourager un cercle vicieux de l’absentéisme.

Comment calculer le coût de l’absentéisme dans votre entreprise ?

Du fait de la diversité des coûts et de leur caractère parfois « caché », le calcul du coût total de l’absentéisme n’est pas toujours chose aisée.  

Le taux d’absentéisme fait partie des premiers indicateurs à prendre en considération : plus il est important, plus cela coûtera évidemment à l’entreprise.

Mais comment savoir exactement ce que coûte un salarié absent ? Une multitude de paramètres doivent et peuvent être quantifiés, comme :

• le coût d’un maintien de salaire en cas de maladie, qui doit inclure l’indemnisation du salarié à la charge de l’employeur et la cotisation patronale correspondante ;

• le nombre d’heures supplémentaires rémunérées et leur montant total ;

• le montant global des cotisations Accidents du travail et Maladies professionnelles, dont le taux dépend en partie du nombre de sinistres enregistrés par l’entreprise au cours des dernières années ;

• les pénalités de retard en cas de livraison retardé d’un projet à cause d’un ou plusieurs collaborateurs absents ;  

• les frais de formation pour l’intégration du salarié qui vient en remplacement du collaborateur absent, etc.

N’oublions pas de mentionner les coûts liés à la prévention de l’absentéisme (ex. : formations, réaménagement des postes de travail, politique de rééquilibrage vie pro et vie personnelle, etc.). Toutefois, ces coûts de prévention ne sont pas à considérer comme des dépenses « perdues » ou « inutiles ».  Si les actions menées sont pertinentes et efficaces, elles doivent plutôt être envisagées comme des investissements : en favorisant un management plus bienveillant, une meilleure évolution de carrière, une amélioration de la santé mentale du personnel, etc., elles réduiront significativement le taux d’absentéisme et donc toutes les autres dépenses qui y sont associées.